PERAN DAN FUNGSI MANAJER
A. PENGERTIAN MANAJER
Kata Manajemen berasal dari bahasa
Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang
berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari
bahasa latinmanus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh
dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda”
(yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana
istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa
Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris
menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan
dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya,
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui
orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur
dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)
secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada
dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.Istilah
manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada
keseragaman. ( Ahmad Elqorni, 2009 ).
B. TINGKATAN MANAJER
1. Manajemen
puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive
officer, bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum
dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah
CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer),
dan CFO (Chief Financial Officer).
2. Manajemen
tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang
berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai
penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya
kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
3. Manejemen
lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah
manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang
bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam
proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor),
manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen,
atau mandor (foreman).
C. Peran-peran Manajerial
1. Peran Interpersonal
(Interpersonal Role)
Dalam peran interpersonal terdapat tiga
peran pemimpin yang muncul secara langsung dari otoritas formal yang dimiliki
pemimpin dan mencakup hubungan interpersonal dasar, yaitu:
a. Peran
sebagai yang dituakan (Figurehead Role)
Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi,
pemimpin harus melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu
penting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau menjamu makan siang pelanggan
atau kolega. Kegiatan yang terkait dengan peran interpersonal sering bersifat
rutin, tanpa adanya komunikasi ataupun keputusan penting. Meskipun demikian,
kegiatan itu penting untuk memperlancar fungsi organisasi dan tidak dapat
diabaikan oleh seorang pemimpin.
b. Peran
sebagai pemimpin (Leader Role)
Seorang pemimpin bertanggungjawab atas hasil kerja orang-orang
dalam unit organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang terkait dengan itu berhubungan
dengan kepemimpinan secara langsung dan tidak langsung. Yang berkaitan dengan
kepemimpinan secara langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan training bagi
stafnya. Sedang yang berkaitan secara tidak langsung antara lain seorang
pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya. Pengaruh seorang
pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimpin. Otoritas formal memberi
seorang pemimpin kekuasaan potensial
yang besar; tetapi kepemimpinanlah yang menentukan seberapa jauh potensi
tersebut bisa direalisasikan.
c. Peran
sebagai Penghubung (Liaison Role)
Literatur manajemen selalu mengakui peran
sebagai pemimpin, terutama aspek yang berkaitan dengan motivasi. Hanya
baru-baru ini saja pengakuan mengenai peran sebagi penghubung, di mana pemimpin
menjalin kontak di luar rantai komando vertikal, mulai muncul. Hal itu
mengherankan, mengingat banyaktemuan studi mengenai pekerjaan manajerial
menunjukkan bahwa pemimpin menghabiskan waktunya bersama teman sejawat dan
orang lain dari luar unitnya sama banyak dengan waktu yang dihabiskan dengan
anak buahnya; sementara dengan atasannya justru kecil. Pemimpin menumbuhkan dan
memelihara kontak tersebut biasanya dalam rangka mencari informasi. Akibatnya,
peran sebagai penghubung sering secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan
sitem informasi eksternalnya sendiri yang bersifat informal, privat, verbal,
tetapi efektif.
2. Peran Informasional (Informational
Role)
Dikarenakan kontak interpersonalnya, baik
dengan anak buah maupun dengan jaringan kontaknya yang lain, seorang pemimpin
muncul sebagai pusat syaraf bagi unit organisasinya. Pemimpin bisa saja tidak
tahu segala hal, tetapi setidaknya tahu lebih banyak dari pada stafnya.
Pemrosesan informasi merupakan bagian utama (key part) dari tugas seorang
pemimpin. Tiga peran pemimpin berikut ini mendiskripsikan aspek
irformasional tersebut.
a. Peran sebagai monitor
(Monitor Role)
Sebagai yang memonitor, seorang pemimpin
secara terus menerus memonitor lingkungannya untuk memperoleh informasi, dia
juga seringkali harus ’menginterogasi’ kontak serta anak buahnya, dan
kadangkala menerima informasi gratis, sebagian besar merupakan hasil jaringan
kontak personal yang sudah dikembangkannya. Perlu diingat, bahwa sebagian besar
informasi yang diperoleh pemimpin dalam perannya sebagai monitor datang dalam
bentuk verbal, kadang berupa gosip, sassus, dan spekulasi yang masih
membutuhkan konfirmasi dan verifikasi lebih lanjut.
b. Peran sebagai
disseminator (Disseminator role)
Sebagian besar informasi yang diperoleh pemimpin harus
dimanfaatkan bersama (sharing) dan didistribusikan kepada anak buah yang
membutuhkan. Di samping itu ketika anak buahnya tidak bisa saling kontak dengan
mudah, pemimpinlah yang kadang-kadang harus meneruskan informasi dari anak buah
yang satu kepada yang lainnya.
c. Peran
sebagai Juru bicara (Spokesman Role)
Sebagai juru bicara seorang pemimpin
mempunyai hak untuk menyampaikan informasi yang dimilikinya ke orang di luar
unit organisasinya.
3. Peran Pengambilan
Keputusan (Decisional Role)
Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah
tujuan akhir, tetapi merupakan masukan dasar bagi pengambilan keputusan. Sesuai
otoritas formalnya, hanya pemimpinlah yang dapat menetapkan komitmen
organisasinya ke arah yang baru; dan sebagai pusat syaraf organisasi, hanya dia
yang memiliki informasi yang benar dan menyeluruh yang bisa dipakai untuk
memutuskan strategi organisasinya. Berkaitan dengan peran pemimpin sebagai
pengambil keputusan terdapat empat peran pemimpin, yaitu:
a. Peran sebagai wirausaha
(Entrepreneur Role)
Sebagai wirausaha, seorang pemimpin harus
berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya dan beradaptasi dengan
perubahan lingkungan di mana organisasi tersebut eksis. Dalam perannya sebagai
wirausaha, seorang pemimpin harus selalu mencari ide-ide baru dan berupaya
menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi perkembangan organisasi yang
dipimpinnya.
b. Peran sebagai pengendali
gangguan (Disturbance handler Role)
Peran sebagai pengendali gangguan memotret
keharusan pemimpin untuk merespon tekanan-tekanan yang dihadapi organisasinya.
Di sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali pemimpin. Dia harus
bertindak karena adanya tekanan situasi yang kuat sehingga tidak bisa
diabaikan. Pemimpin seringkali harus menghabiskan sebagian besar waktunya untuk
merespon gangguan yang menekan tersebut. Tidak ada organisasi yang berfungsi
begitu mulus, begitu terstandardisasi, yaitu telah memperhitungkan sejak awal
semua situasi lingkungan yang penuh ketidakpastian. Gangguan timbul bukan saja
karena pemimpin bodoh mengabaikan situasi hingga situasi tersebut mencapai
posisi kritis, tetapi juga karena pemimpin yang baik tidak mungkin
mengantisipasi semua konsekuensi dari setiap tindakannya.
c. Peran sebagai
yang mengalokasikan sumberdaya (Resource allocator Role)
Pada diri pemimpinlah terletak tanggung jawab memutuskan siapa
akan menerima apa dalam unit organisasinya. Mungkin, sumberdaya terpenting yang
dialokasikan seorang pemimpin adalah waktunya. Perlu diingat bahwa bagi
seseorang yang memiliki akses ke pemimpin berarti dia bersinggungan dengan
pusat syaraf unit organisasi dan pengambil keputusan. Pemimpin juga bertugas
untuk mendesain struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja dan
koordinasi dalam unit yang dipimpinnya.
d. Peran sebagai
negosiator (Negotiator Role)
Banyak studi mengenai kerja manajerial mengindikasikan bahwa
pemimpin menghabiskan cukup banyak waktunya dalam negosiasi. Sebagaimana
dikemukakan Leonard Sayles, negosiasi merupakan way of life dari
seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi merupakan kewajiban seorang pemimpin,
mungkin rutin, tetapi tidak boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian
integral dari tugas pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk
bisa memberikan komitmen sumberdaya organisasi, dan hanya dia yang memiliki
pusat syaraf informasi yang dibutuhkan dalam melakukan negosiasi penting.
D. FUNGSI MANAJEMEN
5 fungsi manajemen yg paling penting menurut
Handoko (2000:21) yg berasal dari klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi
manajerial menurut Henri Fayol
1. Planning, Planning atau
perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan
penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran
dan standar yg dibutuhkan utk mencapai tujuan.
2. Organizing, Organizing atau
pengorganisasian ini meliputi:
a. Penentuan
sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yg dibutuhkan utk mencapai tujuan
organisasi.
b. Perancangan
dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yg akan dapat membawa
hal-hal tersebut ke arah tujuan.
c. Penugasan
tanggung jawab tertentu
d. Pendelegasian
wewenang yg diperlukan kepada individu-individu utk melaksanakan tugasnya.
3. Staffing, Staffing atau
penyusunan personalia adl penarikan (recruitment) latihan dan
pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam
lingkungan kerja yg menguntungkan dan produktif.
4. Leading, Leading atau
fungsi pengarahan adl bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan
melakukan apa yg diinginkan dan harus mereka lakukan.
5. Controlling, Controlling atau
pengawasan adl penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana
telah dilaksanakan sesuai dgn yg telah ditetapkan.
E. KETERAMPILAN MANAJER
Robert
L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan
bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga
keterampilan tersebut adalah:
1. Keterampilan konseptual (conceptional
skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki
keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.
Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi
suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses
penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut
sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh
karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk
membuat rencana kerja.
2. Keterampilan
berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan
konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi
atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan
kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer
terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif,
bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian
mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3. Keterampilan
teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada
umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat
kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga
keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan
dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:
1. Keterampilan
manajemen waktu
Merupakan keterampilan
yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang
dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort
dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per
tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu
cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar
$13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan
sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang
jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap
merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan
mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan
membuat keputusan
Merupakan kemampuan
untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya.
Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer,
terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan
tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus
mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk
menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada
dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer
harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan
mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.
F. BEDA PEMIMPIN DAN MANAJER
1. Pengertian Pemimpin
Kepemimpinan adalah perpaduan berbagai
perilaku yang dimiliki seseorang sehingga orang tersebut mempunyai kemampuan
untuk Mendorong Orang lain bersedia dan dapat menyelesaikan tugas - tugas
tertentu yang dipercayakan kepadanya ( Ordway Tead ).
Kepemimpinan adalah suatu
proses yang mempengaruhi aktifitas seseorang atau sekelompok orang untuk mau
berbuat dan mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan ( Stogdill ).
2. Tugas - tugas pimpinan :
a. Sebagai
pengambil keputusan
b. Sebagai
pemikul tanggung jawab
c. Mengerahkan
sumber daya untuk mencapai tujuan sebagai pemikir konseptual
d. Bekerja
dengan atau melalui orang lain
e. Sebagai
mediator, politikus, dan diplomat.
3. Peranan pemimpin terhadap
kelompok:
a. Sebagai
penghubung interpersonal, yaitu merupakan simbul suatu kelompok dalam melakukan
tugas secara hukum dan sosial, mempunyai tanggung jawab dan memotivasi,
mengatur tenaga dan mengadakan pengembangan serta merupakan penghubung jaringan
kerja di luar kelompok.
b. Sebagai
inovator atau pembaharu
c. Sebagai
pemberi informasi, yaitu memonitor informasi yang ada di lingkungan organisasi,
menyebarluaskan informasi dari luar kepada bawahan dan mewakilikelompok sebagai
pembicara.
d. Menghimpun
kekuatan
e. Merangsang
perdebatan masyarakat
f. Membuat
kedudukan perawat di media massa
g. Memilih
suatu strategi utama yang paling efektif, bertindak di saat yang tepat
h. Mempertahankan
kegiatan
i. Memelihara
formaf desentralisasi organisasi
j. Mendapatkan
dan mengembangkan data penelitian yang terbaik
k. Mempelajari
pengalaman
No comments:
Post a Comment